[CEO 라운지] 생산성 전문가가 알려주는 5가지 업무 최적화 비결

휴대폰 대신 알람 시계 사용ㆍ이메일 최우선 순위에 두지 말 것ㆍ3일 계획을 미리 세울 것 등

▲생산성 전문가 줄리 모건스턴. 출처 모건스턴 트위터

기업 최고경영자(CEO)들에게 엄청난 업무량을 하루에 어떻게 소화할지는 가장 큰 고민거리 중 하나다. 특히 자신이 계획했던 업무를 제대로 다 끝내지 못하고 있다고 느낄 때 받는 스트레스와 피로감도 어마어마하다.

생산성 전문가로 아마존 등 대기업에 컨설팅을 제공하는 줄리 모건스턴이 최근 미국 CNBC방송에서 일상 업무를 최적화해 생산성을 끌어올릴 수 있는 5가지 비결을 소개했다.

◇휴대폰 대신 알람 시계를 사용할 것= 뱅크오브아메리카(BoA)의 2015년 보고서에 따르면 18세 이상 미국인의 71%가 잠에서 깰 때 휴대폰 알람을 사용하는 것으로 나타났다. 모건스턴은 업무 생산성을 높이려면 휴대폰 대신 전통적인 알람 시계를 사용하는 것이 더욱 좋다고 강조했다. 휴대폰을 곁에 두면 일어나자마자 바로 이메일을 확인하게 되는 등 사실상 업무를 시작하는 습관이 생긴다. 리처드 브랜슨과 오프라 윈프리, 마크 저커버그 등 성공한 리더들은 아침에 이메일을 보는 대신 운동을 해 하루를 더욱 활기차게 시작하려 한다.

◇이메일을 최우선 순위에 두지 말 것= 이메일 확인을 우선순위에 두는 직장인들이 너무 많다. 이는 나머지 업무에 부정적 영향을 미칠 수 있다. 특히 두뇌가 가장 활발하게 돌아가는 오전 첫 1시간에는 이메일보다 그날 해야 할 가장 중요한 과제 완수에 집중하는 것이 좋다. 더 나아가 그 전날 밤 하루 첫 일과를 어떤 업무로 시작할지 미리 염두에 두면 생산성을 더욱 향상시킬 수 있다.

◇이메일은 한꺼번에 볼 것= 업무 중간에 이메일을 체크하는 것보다 시간을 정해놓고 한꺼번에 보는 것이 좋다. 모건스턴은 “주기적으로 이메일을 확인하는 습관을 없애야 한다”며 “하루 종일 이메일을 보면 지쳐서 집중이 필요한 다른 일을 제대로 하지 못한다“고 지적했다. 이어 ”받은 편지함을 확인하는 30~40분 정도의 시간을 미리 캘린더에 표시해야 한다“고 권고했다.

◇식사를 제대로 할 것= 업무 압박에 아침과 점심을 모두 거르는 직장인이 많다. 모건스턴은 ”이메일만큼 식사도 업무 관리의 일부“라며 ”온종일 몸을 건강하게 유지하는 것은 에너지와 집중력을 유지하는 열쇠“라고 강조했다. 이어 “아무것도 먹지 않고 두 시간을 일한 결과가 서류 한 단락에 그칠 수 있다”며 “이는 에너지를 보충하는 것을 잊어버렸기 때문”이라고 꼬집었다.

◇3일치 계획을 미리 세울 것= 하루 일과를 마칠 때가 되면 ‘내일+2’, 즉 3일 계획을 미리 세워야 한다. 귀가하기 전에 잠시 시간을 내어 지금까지 했던 업무를 재검토하고 업무 중요도에 맞춰 사흘간 완료해야 할 일의 우선순위를 결정해야 한다. 이는 일주일을 더욱 체계적이고 효율적으로 보내는 방법이다.