새해계획…‘월주일’ 단위로 쪼개볼까

[홈&라이프]신년 다이어리 100% 활용법

담배 끊기, 영어회화 시작하기, 운동하기, 다이어트 하기, 직장업무 등등 새해를 맞아 새로운 계획과 이를 실천하려는 노력의 분기점이 지나가고 있다. 작심삼일을 논하기에는 올해도 벌써 열흘이 지나가고 있지만 야심찬 계획을 세운 것과는 달리 다이어리를 보면 벌써 다섯번이나 학원과 운동을 빼먹었다. 비싼 돈 주고 산 다이어리의 빈 곳이 늘어나고 이쯤되면 이판사판 모든 걸 포기하려고 한다.

하지만 만고의 진리는 언제나 우리에게 위안을 준다. ‘가장 늦었을 때가 가장 빠른 법이다’는 옛말은 괜히 있는 게 아니다. 망양보뢰(亡羊補牢), ‘양 잃고 우리를 고친다’는 뜻으로 소잃고 외양간 고친다는 말과 비슷하지만, 계획을 세우고 실천이 뒤따르지 않아 낭패를 보아도 다시 시작하면 된다는 ‘긍정적 사고’가 필요할 때다.

▲스타벅스 다이어리

그 중에서도 거금 들여 산 다이어리를 활용해 새해에 세운 계획을 점검해보자. 직장인들의 경우 다이어리를 어떻게 활용하느냐에 따라 인생이 달라질 수 있다.

기록을 통해 가장 중요한 업무가 무엇이고, 가장 먼저 해야 할 일이 무엇인지를 찾을 수 있다면 올해 승진은 따논 당상이다

다이어리를 업무나 학습계획에 제대로 적용하기 위해서는 먼저 우순 선위를 정하는 기준을 세우는 것이 필수적이다. 일정이 정해진 일은 계획 세우기가 편하지만 일반적인 업무나 개인적인 스케줄은 시간 순서와 상관없이 이뤄지지 않기 때문에 기준을 만들어 적어놓는 것이 효율적이다.

예를 들어 직장인들은 체계적인 업무 정리를 이해 중요도를 구분해 다이어리에 꼭 기재하자. 아침에 계획을 세울 때 오늘 꼭 처리해야 할 일은 중요도를 따져 A,B,C로 나누고 순서에 따라 다시 a,b,c(숫자도 괜찮다)로 정하는 것이 좋다. 주간 업무와 월간, 연간 업무도 각각의 대문자를 정해놓고 진행상황을 표시하자.

진행상황은 기호로 표시해 하루하루 일의 진척상황을 한눈에 파악할 수 있도록 하는 게 중요하다. 일을 마쳤으면 그것에 대한 반응 등을 적어놓고 다시 해야할지 아니면 완료해도 괜찮을지를 확인할 수 있도록 한다. 기호는 예를 들어 완료는 ‘V’ 표시를 하고, 연기는 ‘→’, 취소는 ‘x’, 진행중은 ‘…’로 표시하는 등 자신이 일의 진척도를 파악할 수 있게 만드는 것이 중요하다.

이렇게 기호화해놓으면 다이어리를 사용해 단순히 일정 기록으로 그치는 것이 아니라 업무의 진행과정을 다시한번 리마인드 시킬 수 있다. 또한 단순히 업무 용도의 기록에서 벗어나 내 일상과 매치할 수 있는 균형을 가져올 수 있다. 이런 기록들로 인해 작지만 결정적인 계기가 다이어리 안에서 밖으로 빛을 발할 때가 분명히 온다.

다이어리를 사용하는 사람들이 가장 빠지기 쉬운 오류는 단순한 스케줄링에 목표를 둘 경우다. 다이어리는 개인사와 회사일이 모두 기록되는 데 시간이 지나서 다시 보면 집안 경조사와 시간 약속만 빼곡할 때가 많다. 다이어리는 시간관리를 통해 가치있는 삶의 동반자 역할을 한다. 나에게 있어 가장 소중한 가치와 비전, 사명, 그리고 그것을 달성하기 위한 목표설정과 진행과정을 기록하는 관리의 시작이다. 연·월·주·일 별로 세부실행 계획을 쪼개어 기록하고 실천하는 것이 중요하다. 일주일이 지고 한달이 지나 자신의 계획이 얼마나 실천댔는지 정기적으로 살펴보면 애초 계획했던 목표보다 더 빨리 일을 마무리할 수 있다.

또한 목표의 구체성도 중요하다. 단순히 운동을 하겠다는 것보다 하루 몇 ㎞를 걷고, 팔굽혀펴기를 10회 한다고 잡는 편이 실천가능성이 높다.

하지만 새해부터 다이어리를 제대로 써보겠다고 결심했다고 하더라도 다이어리의 노예가 돼서는 안된다. 말하자면 필요하지 않는데도 구체적인 마감 시간을 정해 심리적인 압박을 미리 주어서는 안된다는 것이다. 우선순위는 위에서도 말했듯이 자신이 알아볼 수 있게 기호화하는 것이 중요하지만, 구체적인 시간은 약속이 아니면 일부러 적을 필요가 없다. 갑작스런 내부 회의나 외부 미팅이 상황과 분위기에 따라 달라질 수 있기 때문에 그 여지를 아예 없애버리는 건 오히려 업무나 학습에 제약이 될 수 있다. 어디까지나 다이어리는 개인비서나 기록을 통한 업무의 진척상황을 보려는 것이지 그 자체가 목적이 될 필요는 없다.

대신 다이어리를 구입했다면 사용법은 정확히 익혀야 한다. 수첩 대용으로 다이어리나 플래너를 사용하기 시작했다면, 번호탭 등 그 안의 구성물을 모두 활용하는 게 거금을 들인 효과를 얻을 수 있다.

또한 다이어리의 효율성을 얻기 위해서는 1년간 무조건 사용하는 것이 좋다. 짧은 시간에 자신에게 긍정적인 효과가 나타나지 않더라도 1년 후에 평가를 내리자는 것이다.

다이어리를 사용하겠다고 마음을 먹었으면 캘린더와 포스트잇 사용을 하지 말자. 여기저기 널려있는 메모로 인해 업무의 집중도가 분산되기 쉽다. 또한 메모해놓은 것을 찾느라 시간을 낭비하기도 한다. 캘린더나 포스트잇, 회의 자료 뒷면에 산발적으로 기록하지 말고 다이어리 하나에 모든 메모를 집중해 적어야 아무리 많은 일도 빼먹을 염려가 없고 관리하기가 훨씬 수월하다.