문서보관장소 '캐비넷'이 사라진다

통합문서관리 시스템 등장...업무 효율성 증대

불황이 지속되면서 기하급수적으로 늘어나는 기업문서의 효율적 관리에 대한 필요성이 대두되고 있다.

IDC(International Data Corporation)가 지난 2007년 9월 문서혁신을 위해 조사한 자료에 따르면 기업 문서는 매년 56% 증가하고 있으며 이는 곧 자원의 낭비로 이어질 수 있다.

일례로 기업 문서가 576백만 페이지(9600만건)라 가정하면 이는 에베레스트 산의 6배(53km) 높이만큼 쌓을 수 있는 엄청난 양으로 지구 4.3바퀴(17만2800km)를 도는 셈이다.

이 같이 문서량이 엄청난 기업들은 하루 일과의 60~70%를 문서관련 작업에 시간을 할애하게 되며 재활용 및 문서검색이 쉽지 않아 문서관리의 악순환이 발생하게 된다.

게다가 필요한 문서를 찾을 경우 소요되는 시간 증가, 강화된 국내 법규에 신속대응이 가능한 기록관리체계 시급, 문서 생성과 소멸 과정의 효율적 관리 필요성, 개인 PC에 저장되는 기밀문서 등의 이유로 문서관리 시스템을 적용하는 기업들도 증가하는 추세다.

글로벌업체 EMC가 개발한 문서중앙화시스템 'EMC 다큐멘텀'은 이같은 자원 낭비, 업무 효율성 저하의 원인인 엄청난 양의 문서를 관리할 수 있는 환경을 제공해준다.

이는 기업 업무상에서 발생한 모든 문서를 개인PC에 저장하지 않고 서버에 저장·관리하므로 직원들은 필요한 정보를 쉽게 공유, 협업체계를 강화할 수 있으며 기업 중요정보의 외부 유출도 방지할 수 있다.

이로 인해 개인PC와 캐비넷 중요 문서와 개인별로 관리하던 방대한 양의 문서를 법적 관리가 필요한 문서를 제외하고는 서버에 체계적으로 관리할 수 있고 제공받는 문서만 수동적으로 보거나 담당자 없이는 필요한 정보 공유가 불가능했던 기존과 달리 언제든 필요한 정보를 적극적으로 찾고 활용할 수 있게 됐다.

또 개인별 작업으로 정보 유실 위험이 존재, 초기 업무파악 기간이 1-2개월 소요됐던 상황이 개선돼 시스템에 의한 신속한 인수인계로 업무 연속성이 보장된다.

이 외에도 개인 PC 쓰기기능 제어, 생산부터 폐기까지 모든 문서흐름을 제어하고 모니터링이 가능해 협업 기능 및 효율적 업무추진에 도움이 된다.

EMC 관계자는 "효율적 문서관리를 위해서는 불필요한 문서삭제, PC 저장공간 없앰, 개인문서 부서 분류 폴더로의 이동 추진 등 전사적인 노력이 필요하다"고 강조했다.